Conferência de mercadoria: como comparar pedido, nota e estoque sem perder margem
Veja como organizar a conferência de mercadoria na entrada: pedido de compra, NF-e, quantidade, custo, validade, avaria, divergência e atualização do estoque.
Conferência não é só receber caixa
Conferir mercadoria é comparar o que foi pedido, o que foi faturado na nota e o que realmente chegou fisicamente. Quando essa rotina falha, o estoque entra errado, o custo fica errado, a margem fica falsa e o financeiro paga por algo que talvez nem tenha sido entregue corretamente.
No mercado, esse problema aparece todos os dias: produto com quantidade diferente, custo alterado, bonificação que não veio, item próximo do vencimento, embalagem amassada, código errado, unidade diferente ou mercadoria entregue sem pedido aprovado.
Os três documentos que precisam conversar
A conferência segura começa ligando três pontos: pedido de compra, NF-e do fornecedor e mercadoria física. O pedido mostra o combinado. A nota mostra o que o fornecedor está cobrando. A conferência física mostra o que chegou de verdade.
Se esses três pontos não batem, a entrada não deve ser tratada como rotina normal. A divergência precisa ser registrada, analisada e resolvida antes de atualizar custo, estoque e contas a pagar.
Pedido de compra
O pedido de compra é a referência principal. Ele deve conter produto, quantidade, embalagem, custo negociado, desconto, bonificação, prazo, condição de pagamento e observações comerciais. Sem pedido, a conferência perde a base de comparação.
Quando o comprador fecha uma condição e ela não aparece no pedido, o recebimento fica vulnerável. A loja pode aceitar custo maior, prazo menor, produto substituto ou quantidade fora do planejado sem perceber.
Nota fiscal de entrada
A NF-e precisa ser conferida antes da entrada no ERP. Verifique CNPJ do fornecedor, CFOP, NCM, CST ou CSOSN, unidade, quantidade, valor unitário, descontos, frete, impostos, total da nota e vencimentos.
O XML da nota é importante porque alimenta cadastro, custo, fiscal, estoque e financeiro. Uma nota lançada sem conferência pode espalhar erro para venda, preço, SPED, contas a pagar e apuração de imposto.
Conferência física
A conferência física valida quantidade, embalagem, lote, validade, avaria, temperatura, peso e qualidade. Em hortifruti, açougue, frios e perecíveis, a inspeção visual e a validade são tão importantes quanto a quantidade.
Produtos danificados, vencidos, próximos do vencimento ou fora do padrão devem ser separados. A equipe precisa registrar a ocorrência e decidir se haverá devolução, abatimento, troca ou aceite com condição comercial ajustada.
Divergência entre pedido e nota
Quando a nota vem com preço maior que o pedido, a margem planejada pode desaparecer. Quando vem com quantidade maior, o estoque e o caixa podem ficar pressionados. Quando vem com quantidade menor, pode haver ruptura na loja mesmo com compra registrada.
A divergência deve ser classificada: preço, quantidade, produto, embalagem, imposto, prazo, desconto, bonificação, frete ou validade. Essa classificação ajuda o comprador a negociar com o fornecedor e evita que o erro se repita.
Produto entregue errado
Produto entregue errado não deve entrar apenas porque chegou fisicamente. Primeiro confirme se é substituição autorizada, se o EAN é diferente, se a unidade muda, se o custo é equivalente e se o item pode ser vendido normalmente.
Se o produto substituto entrar com cadastro improvisado, a loja cria problemas de preço, estoque, etiqueta, fiscal e relatório. O certo é resolver o cadastro e a negociação antes de liberar a mercadoria para venda.
Custo diferente do combinado
Custo diferente exige atenção imediata. Um aumento pequeno em produto de alto giro pode reduzir muito o lucro no mês. Antes de aceitar, verifique se houve aumento real, erro de digitação, frete embutido, desconto ausente ou imposto tratado de forma diferente.
Quando o custo muda, a loja precisa decidir se atualiza preço, absorve a diferença, negocia com o fornecedor ou devolve. Ignorar a mudança cria preço desatualizado e margem falsa.
Entrada no ERP
A entrada no ERP deve ocorrer depois da conferência. O lançamento precisa atualizar estoque, custo, fiscal e contas a pagar conforme a situação real. Se existe divergência aberta, o lançamento deve registrar observação ou ficar pendente conforme a política da empresa.
A rotina ideal separa papéis: compra negocia, recebimento confere, fiscal valida a nota, estoque guarda e financeiro paga. Em empresas pequenas, a mesma pessoa pode executar mais de uma função, mas o processo precisa continuar claro.
Checklist rápido de conferência
Antes de finalizar a entrada, confira: pedido aprovado, fornecedor correto, XML importado, quantidade física, custo unitário, desconto, bonificação, frete, impostos, validade, avaria, embalagem, EAN, unidade de compra, fator de conversão, estoque atualizado e contas a pagar gerado.
Se qualquer item crítico estiver errado, registre a pendência. O pior cenário é receber a mercadoria, vender parte dela e só depois descobrir que custo, quantidade ou fiscal estavam incorretos.