Conciliação bancária e financeira: como fazer ERP, banco e caixa baterem
Entenda como conciliar banco, cartões, PIX, contas a receber, contas a pagar, taxas e baixas para proteger o caixa.
Resumo da ideia
Conciliação financeira é o processo de confirmar se os registros do ERP batem com a realidade do dinheiro.
Ela compara caixa, banco, cartões, PIX, contas a receber, contas a pagar, taxas, tarifas, estornos e transferências. Sem conciliação, faturamento pode parecer caixa, mas não ser dinheiro disponível.
O que conciliar
A rotina deve comparar vendas com recebimentos, NFC-e ou NF-e com financeiro, PDV com caixa, PIX com extrato, cartão com adquirente e banco, contas a receber com banco e contas a pagar com extrato.
Também entram transferências internas, tarifas, taxas, estornos, chargebacks, antecipações, sangrias e suprimentos.
Conciliacao bancaria
Conciliação bancária compara os lançamentos do ERP com o extrato bancário. Cada entrada e saída do banco precisa ter explicação.
Pode ser recebimento de venda, baixa de cliente, pagamento de fornecedor, imposto, tarifa, taxa de cartão, transferência, empréstimo, aporte, retirada de sócio ou estorno.
Conciliacao de cartoes
Venda no cartão precisa passar por quatro conferências: venda registrada no PDV, transação aprovada no TEF ou POS, relatório da adquirente e valor líquido recebido no banco.
Diferenças podem vir de taxa, antecipação, parcelamento, cancelamento, chargeback, data de recebimento ou erro operacional.
Conciliacao de PIX
PIX parece simples, mas também precisa conciliar. O comprovante do cliente não substitui a confirmação no banco ou no provedor.
Erros comuns são comprovante falso, PIX em outra conta, venda aberta no ERP, recebimento no banco sem baixa e taxa do provedor não registrada.
Contas a receber
Contas a receber deve bater com o dinheiro que entrou. Se o título foi baixado, precisa existir comprovante, banco, caixa ou conciliação que sustente a baixa.
Baixar recebível sem dinheiro confirmado cria falsa sensação de caixa.
Contas a pagar
Contas a pagar deve bater com o dinheiro que saiu. Se a conta foi paga, precisa haver comprovante, extrato ou lote de pagamento.
Se o banco mostra pagamento e o ERP não tem baixa, o fluxo de caixa fica errado.
Divergencias comuns
As divergências mais comuns são venda no cartão não recebida, taxa diferente da prevista, estorno não registrado, pagamento duplicado, boleto pago sem baixa, PIX não identificado e tarifa sem classificação.
Também aparecem transferência duplicada, retirada de sócio lançada como despesa e recebimento baixado sem entrar no banco.
Rotina recomendada
Uma boa rotina fecha caixa diariamente, confere PIX, confere cartões por lote e adquirente, baixa recebíveis com comprovação, baixa pagamentos com comprovação e classifica tarifas.
Depois disso, concilia bancos, revisa divergências e fecha o período antes de analisar DRE, DFC e fluxo de caixa.
Conclusao pratica
Conciliar é explicar cada entrada e cada saída. A venda só vira gestão confiável quando ERP, banco, caixa, cartões e títulos contam a mesma história.
A empresa que concilia bem descobre taxa errada, venda não recebida, baixa indevida, pagamento duplicado e diferença de caixa antes que virem prejuízo invisível.