Contas a receber: como controlar vendas a prazo, cartões e inadimplência
Entenda como contas a receber conecta venda, cartão, boleto, crediário, baixa, conciliação e fluxo de caixa.
Resumo da ideia
Contas a receber controla os valores que a empresa tem direito de receber. Ele mostra quanto ainda vai entrar no caixa, quando entra, de quem vem e qual é o risco de atraso.
No varejo, vender não significa receber na hora. Cartão, boleto, crediário, convênio e venda faturada viram recebíveis antes de virar dinheiro confirmado no banco.
Origens do contas a receber
As origens mais comuns são venda no cartão de crédito, cartão de débito, boleto, crediário, convênio, venda faturada, Pix agendado, renegociação com cliente e taxa ou verba a receber de fornecedor.
Cada origem tem prazo, risco e forma de conferência. Por isso, não basta registrar valor; é preciso saber a natureza do recebível.
Informacoes essenciais
Um título a receber deve ter cliente, documento de origem, venda ou nota vinculada, emissão, vencimento, valor bruto, desconto, taxa, valor líquido, forma de pagamento e conta bancária prevista.
Também precisa ter status, data de baixa, usuário responsável e observação quando houver atraso, renegociação ou divergência.
Status do recebivel
Uma boa rotina separa recebíveis abertos, vencidos, recebidos, recebidos parcialmente, cancelados, renegociados, em cobrança e baixados por perda.
Sem status claro, o financeiro não sabe se o dinheiro ainda vai entrar, se atrasou ou se já foi recebido e não baixado.
Cartoes a receber
Cartão exige controle especial. A venda precisa bater com TEF ou POS, adquirente, taxa, prazo de recebimento, valor líquido, antecipação, estorno e chargeback.
Venda aprovada no PDV não significa dinheiro recebido no banco. O ciclo só fecha quando o valor líquido cai na conta e é conciliado.
Inadimplencia
Inadimplência acontece quando o cliente não paga no prazo. Ela reduz caixa, aumenta trabalho de cobrança e pode transformar venda em perda.
No supermercado e no varejo pequeno, costuma aparecer em crediário local, convênio, boleto, venda faturada e acordos com clientes.
Baixa e conciliacao
Baixar um título significa registrar que ele foi recebido. Essa baixa deve bater com banco, caixa, comprovante, adquirente ou conciliação.
Baixa manual sem conferência cria risco de parecer que a empresa recebeu quando o dinheiro não entrou.
Indicadores importantes
Os principais indicadores são total a receber, total vencido, percentual de inadimplência, prazo médio de recebimento, cartões a receber, valor líquido previsto e divergências de conciliação.
Também vale acompanhar recebimentos por dia, clientes com atraso e a idade dos vencidos, conhecida como aging list.
Relacao com fluxo de caixa
Contas a receber alimenta o fluxo de caixa previsto. Se a empresa tem R$ 40.000,00 a receber nos próximos 15 dias e R$ 55.000,00 a pagar no mesmo período, existe pressão de caixa.
Por isso, contas a receber precisa conversar com contas a pagar, banco, caixa, DFC e capital de giro.
Conclusao pratica
Contas a receber é o caminho entre vender e ter dinheiro confirmado. Sem esse controle, a empresa confunde faturamento com caixa.
A gestão melhora quando venda, documento, forma de pagamento, recebível, baixa e banco contam a mesma história no ERP.